Clarifier les flux de travail et l'organisation des données dans un outil industriel complexe
Ce projet portait sur un outil industriel complexe utilisé par plusieurs équipes pour gérer et analyser des données géoscientifiques. Au fil du temps, chaque équipe avait organisé ses données et ses méthodes de travail à sa manière. En conséquence, les transferts de projet s’avéraient lents, les nouveaux membres de l’équipe mettaient beaucoup de temps à se mettre à niveau et l’on dépendait fortement des utilisateurs les plus expérimentés.
Pour l’entreprise, le défi était clair : réduire ce risque sans tout reconstruire à partir de zéro, et sans dépasser le budget ni les délais prévus. Mon rôle consistait à comprendre le problème, à déterminer avec les équipes les priorités à traiter en premier lieu, et à proposer une structure organisationnelle commune, en tenant compte, à chaque étape, de ce qui était techniquement réalisable dans les délais impartis.
Principaux résultats
- Risque réduit de perdre des informations importantes lors d'un changement de responsable de projet
- Une structure de données commune qui servira de base pour l'avenir
- Les utilisateurs expérimentés et le responsable du développement se sont mis d'accord sur une orientation commune
- Les priorités pour les prochaines étapes sont claires pour tout le monde
Contexte
Ce logiciel est utilisé dans un environnement technique et industriel qui nécessite la gestion de volumes importants de données et des traitements spécialisés.
Ce produit était principalement utilisé par des utilisateurs expérimentés qui avaient développé leurs propres habitudes et conventions au fil du temps.
L'objectif du projet n'était pas de simplifier l'outil, mais de rendre les parcours utilisateur plus clairs, plus cohérents et plus faciles à gérer d'une équipe à l'autre.
problème
Les utilisateurs ont rencontré des difficultés :
- comprendre comment les projets étaient organisés,
- suivi des travaux en cours,
- trouver rapidement des données importantes,
- et prendre en charge des projets d'autres équipes.
Au fil du temps, les utilisateurs expérimentés avaient mis au point leurs propres normes et méthodes pour contourner certaines limites du produit.
Cela a conduit à :
- des structures de projet incohérentes,
- un recours massif à la recherche par nom,
- des processus difficiles à suivre,
- navigation complexe,
- et une courbe d'apprentissage plus difficile pour les nouveaux utilisateurs.
Problèmes identifiés
Découverte
Avant de lancer la recherche utilisateur, une phase de découverte a été menée afin de comprendre le fonctionnement du produit, les parcours existants et les principales contraintes métier.
Le produit
- Présentation du produit par les parties prenantes
- Analyse des principaux aspects du produit
- Comprendre les contraintes de l'entreprise
Workflows
- Démonstrations par des utilisateurs expérimentés
- Analyse des processus existants
- Analyse des habitudes d'utilisation
Premières observations
Recherche utilisateurs et analyse de l'expérience utilisateur
Cette étude visait à comprendre comment les utilisateurs :
- ont organisé leurs données,
- flux de travail gérés,
- a trouvé des informations importantes,
- et a contourné certaines des limites du produit.
L'objectif était également d'identifier :
- les besoins fondamentaux des utilisateurs expérimentés,
- contraintes liées aux processus techniques,
- et les limites de la simplification possible dans ce type d'environnement commercial.
Recherche, analyse et collaboration
- 7 entretiens qualitatifs
- Observation des parcours des utilisateurs
- Analyse des problèmes récurrents
- Synthèse des commentaires des utilisateurs
- Audit UX
- Analyse concurrentielle
- Identification des problèmes récurrents
- Hiérarchisation des problèmes liés à l'expérience utilisateur
- Ateliers avec les parties prenantes et les principaux utilisateurs
- Travail collaboratif sur l'organisation des données et les flux de travail
- Examens réguliers des propositions relatives à l'expérience utilisateur (UX)
Design assisté par l'IA
Des outils IA ont été utilisés pour faciliter la préparation, la synthèse et l'analyse des entretiens. Toutes les décisions relatives à l'expérience utilisateur ont continué à s'appuyer sur la recherche utilisateur, les ateliers et les retours des parties prenantes.
Entretiens utilisateurs
Des entretiens qualitatifs ont été menés auprès de géophysiciens et de chefs de projet afin de comprendre leurs processus de travail quotidiens, leurs méthodes d'organisation des données et les principaux défis auxquels ils étaient confrontés avec le logiciel.
Audit UX
Afin de mieux comprendre les parcours utilisateurs existants, un audit UX approfondi a été réalisé pour identifier :
- tâches utilisateur,
- étapes cruciales,
- points faibles,
- et les possibilités d'amélioration.
Ce que nous avons abordé en premier lieu, et pourquoi
En collaboration avec le responsable du développement et des utilisateurs expérimentés, nous avons classé les problèmes identifiés au cours de l'étude selon deux critères simples :
- leur impact sur les utilisateurs
- l'effort nécessaire pour les résoudre.
Cela nous a aidés à prendre une décision :
- les points à traiter en priorité : organisation des données, navigation
- ce qui pourrait attendre : des fonctionnalités plus avancées du module de flux de travail,
sans dépasser le budget ni les délais.
Points clés
Atelier
Un atelier a été organisé avec les parties prenantes (utilisateurs expérimentés et responsable du développement) afin de réfléchir ensemble à une structure plus claire et plus cohérente pour les projets au sein du logiciel.
Objectifs
- harmoniser les pratiques d'utilisation,
- réduire les incohérences entre les équipes,
- clarifier les parcours utilisateur,
- et définir des principes d'organisation plus clairs.
Résultats
- une nouvelle structure de données,
- les conventions d'usage courantes,
- des règles organisationnelles communes,
- ainsi que plusieurs fonctionnalités proposées visant à améliorer la navigation et la compréhension du projet.
Design
L'objectif n'était pas de réduire la densité d'informations, mais de mieux structurer les parcours utilisateur et d'améliorer la lisibilité globale du produit.
Séparation des couches d'informations
Problème
La navigation, les flux de travail et les détails techniques étaient souvent mélangés au sein d'un même espace, ce qui rendait les parcours utilisateurs difficiles à suivre.
Product Decision
L'interface a été repensée autour d'une organisation en plusieurs panneaux afin de mieux distinguer :
- navigation,
- flux de travail,
- actions contextuelles,
- et les détails techniques.
Résultat attendu
Réduire la charge cognitive et permettre aux utilisateurs de garder une vision plus claire de la tâche en cours sans perdre l'accès rapide aux fonctionnalités avancées.
Mettre en place une expérience de workflows plus complète
Problème
La fonctionnalité de workflow était en cours de développement, et plusieurs pistes avaient déjà été explorées concernant les modèles, l'exécution des workflows et leur suivi. Cependant, l'expérience utilisateur restait très limitée : des interfaces rudimentaires, des interactions restreintes et des workflows difficiles à appréhender dans leur ensemble.
Product Decision
La refonte visait à mettre en place une expérience plus complète et plus cohérente, articulée autour des éléments suivants :
- la création et la modification de modèles,
- ainsi que le lancement et le suivi des workflows exécutés.
Des parcours utilisateur ont été définis afin de clarifier les interactions et de relier les différentes étapes du module.
Une attention particulière a également été accordée aux points suivants :
- la clarté des étapes,
- la gestion des flux de workflows parallèles,
- et en précisant le contexte d'exécution.
Résultat attendu
Offrir une expérience plus claire et plus cohérente en matière de workflows, tout en continuant à fournir les fonctionnalités avancées dont ont besoin les utilisateurs expérimentés.
Accès facile aux éléments importants
Problème
Les utilisateurs perdaient du temps à chercher certaines données ou certains outils qu'ils utilisaient fréquemment.
Product Decision
Des fonctionnalités simples telles que « Données épinglées » et « Outils favoris » ont été introduites afin d'accélérer l'accès aux éléments importants du flux de travail.
Résultat attendu
Réduire les tâches répétitives et faciliter l'accès rapide aux éléments les plus fréquemment utilisés.
Améliorer la cohérence de l'interface
Problème
Les comportements et la présentation des écrans présentaient parfois des incohérences entre les différentes sections du produit.
Product Decision
Des directives relatives à l'interface utilisateur ont été définies afin d'harmoniser :
- composants,
- comportements,
- hiérarchie typographique,
- et les structures de mise en page.
Résultat attendu
Créer une interface plus cohérente et plus lisible, qui soit plus facile à faire évoluer au fil du temps.
Contraintes et compromis
Le projet devait s'intégrer aux éléments suivants :
- une application existante,
- des parcours utilisateur techniques complexes,
- et de fortes contraintes en matière de développement.
Certaines décisions en matière d'expérience utilisateur (UX) ont donc été guidées par :
- en préservant les processus de travail des experts,
- tout en garantissant un niveau élevé de contrôle à l'utilisateur,
- les contraintes de temps et de budget,
- et en évitant une refonte technique trop importante.
Exemple de compromis en matière d'expérience utilisateur
J'ai proposé d'abandonner l'idée d'un éditeur basé sur des graphiques, qui aurait certes été plus complet mais dont le développement et la maintenance auraient pris beaucoup de temps, au profit d'une version plus simple et plus lisible, pouvant être mise en œuvre plus rapidement. C'est une décision que nous avons prise conjointement avec le responsable du développement : une solution simple et rapide valait mieux qu'une solution idéale mais coûteuse.
Conclusion
- Tout le monde s'est mis d'accord sur une orientation commune, ce qui a permis de faire avancer le projet
- Un système permettant d'organiser les données de référence, afin d'éviter que chaque équipe ne travaille de manière isolée
- Les nouveaux utilisateurs devraient pouvoir se familiariser plus rapidement avec un projet existant
- Les priorités ont été définies pour les prochaines étapes
Conclusion
Je n'avais pas accès aux données d'utilisation de cet outil interne. Si j'y avais eu accès, j'aurais examiné :
- le temps passé à effectuer des recherches par nom (ce qui permet de déterminer si la navigation reste difficile),
- le nombre de nouveaux utilisateurs capables de prendre en charge un projet sans l'aide d'un expert,
- le nombre de demandes d'assistance liées à l'organisation des données, avant et après le changement.
Enseignements tirés
Ce projet a montré à quel point il est important de bien comprendre les pratiques de travail existantes avant de tenter de les simplifier.
Dans les environnements de travail complexes, le véritable défi ne consiste souvent pas à réduire la quantité d'informations, mais à les organiser de manière à ce qu'elles correspondent à ce que les utilisateurs comprennent déjà et à leur façon de travailler au quotidien.