Clarifier les flux de travail et l'organisation des données dans un outil industriel complexe
Les logiciels de gestion d'entreprise sont utilisés dans le secteur industriel pour gérer les données, exécuter des processus techniques et rationaliser des flux de travail complexes.
Ce projet visait à améliorer l'expérience utilisateur, la navigation et l'organisation des données, tout en conservant les fonctionnalités avancées requises par les utilisateurs experts.
Principaux résultats
- Une organisation cohérente des données entre les équipes
- Une hiérarchie des informations clarifiée
- Des processus de travail plus fluides et plus intuitifs
- Réactions positives des principaux utilisateurs quant à l'orientation prise
Contexte
Ce logiciel est utilisé dans un environnement technique et industriel qui nécessite la gestion de volumes importants de données et des traitements spécialisés.
Ce produit était principalement utilisé par des utilisateurs expérimentés qui avaient développé leurs propres habitudes et conventions au fil du temps.
L'objectif du projet n'était pas de simplifier l'outil, mais de rendre les parcours utilisateur plus clairs, plus cohérents et plus faciles à gérer d'une équipe à l'autre.
problème
Les utilisateurs ont rencontré des difficultés :
- comprendre comment les projets étaient organisés,
- suivi des travaux en cours,
- trouver rapidement des données importantes,
- et prendre en charge des projets d'autres équipes.
Au fil du temps, les utilisateurs expérimentés avaient mis au point leurs propres normes et méthodes pour contourner certaines limites du produit.
Cela a conduit à :
- des structures de projet incohérentes,
- un recours massif à la recherche par nom,
- des processus difficiles à suivre,
- navigation complexe,
- et une courbe d'apprentissage plus difficile pour les nouveaux utilisateurs.
Problèmes identifiés
Découverte
Avant de lancer l'étude utilisateur, une phase de découverte a été menée afin de comprendre le fonctionnement du produit, les processus existants et les principales contraintes métier.
Le produit
- Présentation du produit par les parties prenantes
- Analyse des principaux aspects du produit
- Comprendre les contraintes de l'entreprise
Flux de travail
- Démonstrations par des utilisateurs expérimentés
- Analyse des processus existants
- Analyse des habitudes d'utilisation
Premières observations
Recherche sur les utilisateurs et analyse de l'expérience utilisateur
Cette étude visait à comprendre comment les utilisateurs :
- ont organisé leurs données,
- flux de travail gérés,
- a trouvé des informations importantes,
- et a contourné certaines des limites du produit.
L'objectif était également d'identifier :
- les besoins fondamentaux des utilisateurs expérimentés,
- contraintes liées aux processus techniques,
- et les limites de la simplification possible dans ce type d'environnement commercial.
Recherche, analyse et collaboration
- 7 entretiens qualitatifs
- Observation des parcours des utilisateurs
- Analyse des problèmes récurrents
- Synthèse des commentaires des utilisateurs
- Audit UX
- Analyse concurrentielle
- Identification des problèmes récurrents
- Hiérarchisation des problèmes liés à l'expérience utilisateur
- Ateliers avec les parties prenantes et les principaux utilisateurs
- Travail collaboratif sur l'organisation des données et les flux de travail
- Examens réguliers des propositions relatives à l'expérience utilisateur (UX)
Utilisation de l'IA
Des outils d'IA générative ont été utilisés pour accélérer certaines étapes de :
- préparation à l'entretien,
- résumé des commentaires des utilisateurs,
- et l'exploration de l'expérience utilisateur.
Les décisions en matière d'expérience utilisateur ont continué à s'appuyer sur :
- avis des utilisateurs,
- l'observation des parcours des utilisateurs en situation réelle,
- exigences métier,
- et les contraintes techniques du produit.
Entretiens utilisateurs
Des entretiens qualitatifs ont été menés auprès de géophysiciens et de chefs de projet afin de comprendre leurs processus de travail quotidiens, leurs méthodes d'organisation des données et les principaux défis auxquels ils étaient confrontés avec le logiciel.
Audit UX
Afin de mieux comprendre les parcours utilisateurs existants, un audit UX approfondi a été réalisé pour identifier :
- tâches utilisateur,
- étapes cruciales,
- points faibles,
- et les possibilités d'amélioration.
Expérience utilisateur et hiérarchisation des priorités produit
Les problèmes identifiés lors des études utilisateurs et de l'audit UX ont été classés par ordre de priorité en fonction de leur impact sur les utilisateurs et de l'effort nécessaire à leur mise en œuvre.
Cette étape a permis de :
- harmoniser les priorités en matière d'expérience utilisateur avec les contraintes techniques et liées au produit,
- identifier les améliorations les plus importantes,
- et organiser les futures mises à jour des produits par étapes.
Points clés
Atelier
Un atelier a été organisé avec les parties prenantes (utilisateurs expérimentés et responsable du développement) afin de réfléchir ensemble à une structure plus claire et plus cohérente pour les projets au sein du logiciel.
Objectifs
- harmoniser les pratiques d'utilisation,
- réduire les incohérences entre les équipes,
- clarifier les parcours utilisateur,
- et définir des principes d'organisation plus clairs.
Résultats
- une nouvelle structure de données,
- les conventions d'usage courantes,
- des règles organisationnelles communes,
- ainsi que plusieurs fonctionnalités proposées visant à améliorer la navigation et la compréhension du projet.
Design
L'objectif n'était pas de réduire la densité d'informations, mais de mieux structurer les parcours utilisateur et d'améliorer la lisibilité globale du produit.
Séparation des couches d'informations
Problème
La navigation, les flux de travail et les détails techniques étaient souvent mélangés au sein d'un même espace, ce qui rendait les parcours utilisateurs difficiles à suivre.
Décision relative à l'expérience utilisateur
L'interface a été repensée autour d'une organisation en plusieurs panneaux afin de mieux distinguer :
- navigation,
- flux de travail,
- actions contextuelles,
- et les détails techniques.
Résultat attendu
Réduire la charge cognitive et permettre aux utilisateurs de garder une vision plus claire de la tâche en cours sans perdre l'accès rapide aux fonctionnalités avancées.
Mettre en place une expérience de flux de travail plus complète
Problème
La fonctionnalité de workflow était en cours de développement, et plusieurs pistes avaient déjà été explorées concernant les modèles, l'exécution des workflows et leur suivi. Cependant, l'expérience utilisateur restait très limitée : des interfaces rudimentaires, des interactions restreintes et des workflows difficiles à appréhender dans leur ensemble.
Décision relative à l'expérience utilisateur (UX)
La refonte visait à mettre en place une expérience plus complète et plus cohérente, articulée autour des éléments suivants :
- la création et la modification de modèles,
- ainsi que le lancement et le suivi des workflows exécutés.
Des parcours utilisateur ont été définis afin de clarifier les interactions et de relier les différentes étapes du module.
Une attention particulière a également été accordée aux points suivants :
- la clarté des étapes,
- la gestion des flux de travail parallèles,
- et en précisant le contexte d'exécution.
Résultat attendu
Offrir une expérience plus claire et plus cohérente en matière de flux de travail, tout en continuant à fournir les fonctionnalités avancées dont ont besoin les utilisateurs expérimentés.
Accès facile aux éléments importants
Problème
Les utilisateurs perdaient du temps à chercher certaines données ou certains outils qu'ils utilisaient fréquemment.
Décision relative à l'expérience utilisateur (UX)
Des fonctionnalités simples telles que « Données épinglées » et « Outils favoris » ont été introduites afin d'accélérer l'accès aux éléments importants du flux de travail.
Résultat attendu
Réduire les tâches répétitives et faciliter l'accès rapide aux éléments les plus fréquemment utilisés.
Améliorer la cohérence de l'interface
Problème
Les comportements et la présentation des écrans présentaient parfois des incohérences entre les différentes sections du produit.
Décision relative à l'expérience utilisateur (UX)
Des directives relatives à l'interface utilisateur ont été définies afin d'harmoniser :
- composants,
- comportements,
- hiérarchie typographique,
- et les structures de mise en page.
Résultat attendu
Créer une interface plus cohérente et plus lisible, qui soit plus facile à faire évoluer au fil du temps.
Contraintes et compromis
Le projet devait s'intégrer aux éléments suivants :
- une application existante,
- des parcours utilisateur techniques complexes,
- et de fortes contraintes en matière de développement.
Certaines décisions en matière d'expérience utilisateur (UX) ont donc été guidées par :
- en préservant les processus de travail des experts,
- tout en garantissant un niveau élevé de contrôle à l'utilisateur,
- les contraintes de temps et de budget,
- et en évitant une refonte technique trop importante.
Exemple de compromis en matière d'expérience utilisateur
On a préféré une représentation simple des flux de travail à un système de type « éditeur de graphes », qui aurait été plus complexe à développer, à maintenir et à intégrer au système existant.
L'objectif était de trouver un équilibre entre :
- lisibilité,
- efficacité des utilisateurs,
- et la faisabilité technique.
Enseignements tirés
Ce projet m'a appris que l'amélioration d'un outil métier complexe ne consiste pas à réduire la densité d'informations, mais plutôt à :
- une meilleure organisation des parcours utilisateur,
- préciser les niveaux d'information,
- tout en conservant certaines fonctionnalités destinées aux utilisateurs expérimentés.
Cela a également permis de souligner l'importance de :
- en observant les habitudes d'utilisation réelles avant de simplifier une interface,
- en collaborant étroitement avec des utilisateurs experts et des équipes techniques,
- et concevoir des solutions adaptées aux contraintes réelles du produit existant.
Conclusion
Ce projet a abouti à :
- en précisant les principaux enjeux liés à l'organisation des données et aux flux de travail,
- en proposant une structure plus cohérente entre les équipes,
- formaliser les recommandations en matière d'UX/UI,
- et définir une base commune pour les futurs développements de produits.
Les livrables comprenaient :
- résumés des travaux de recherche et des entretiens avec les utilisateurs,
- parcours utilisateur,
- Recommandations en matière d'expérience utilisateur,
- concepts d'interface,
- et les directives relatives à l'interface utilisateur.
Les maquettes finales ont été présentées aux parties prenantes et à plusieurs utilisateurs clés lors d'une séance de débriefing.
Les retours ont été particulièrement positifs concernant :
- la lisibilité des écrans,
- l'organisation des données,
- la pertinence de certaines fonctionnalités proposées,
- et une distinction plus nette entre les différents niveaux d'information.
Le client est ensuite resté chargé de hiérarchiser et de développer les propositions qui avaient été élaborées.